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Datenschutzordnung im Schwimmverein Poseidon Hamburg e.V.

Präambel

Der Schwimmverein Poseidon Hamburg e. V. verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereins- und Mitgliederverwaltung oder der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, einzuhalten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder 

  1. Der Verein verarbeitet die Daten von Personen unterschiedlicher Kategorien. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
  2. Im Rahmen der Mitgliedschaft verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der unter Ziffer 1 benannten Personen: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Zugehörigkeit zur Trainingsgruppe, Leistungsmerkmale des Trainings, biometrische Merkmale von Angehörigen der Vereinstrainingsgruppen (Körpergröße, Gewicht, Laktatmessungen), Datum des Beitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der/des gesetzlichen Vertreter/s, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit 

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmerdaten an Veranstaltungen, Alter oder Geburtsjahrgang, Platzierungen und Wettkampfstrecken.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des erweiterten Vorstands mit Vorname, Nachname, Foto, Funktion, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Vorstand zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden.
Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen 

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern oder Teilnehmern in den Trainingsgruppen des Vereins dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  3. Macht ein Mitglied des Vereins glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
  4. Die Herausgabe von Listen an Mitglieder der Vereinstrainingsgruppen zum Zwecke der Unterstützung der Kommunikation untereinander erfolgt auf Basis der Zustimmung der jeweiligen Gruppenmitglieder an die Gruppenmitglieder. Die Listen enthalten gängige Kommunikationsdatei wie z.B. Name, Vorname, Adressen, telefonische Erreichbarkeiten (z.B. mobil, Festnetz) sowie mediale Erreichbarkeiten (Mailaccount, Twitteraccount, Facebookaccount etc.).
  5. Die Übergabe von Daten an den Deutschen Schwimmverband erfolgt unter der Maßgabe der Verbandsstatuten des Deutschen Schwimmverbands e.V. (dessen Mitglied der Schwimmverein Poseidon Hamburg ist). Desgleichen erfolgt dies an die übrigen übergeordneten Verbände, in denen der Schwimmverein Poseidon Hamburg Mitglied ist.

§ 6 Kommunikation per E-Mail 

  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation grundsätzlich zu nutzen ist.
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenenDaten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Angestellte des Vereins), sind auf denvertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter 

Beim Schwimmverein Poseidon Hamburg e. V. sind weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Deshalb ist der Verein nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen (§ 38 BDSG).Gleichwohl ist ein Beauftragter des Vereins durch den Vorstand benannt. Dieser wird auf der Homepage veröffentlicht.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten 

  1. Der Verein unterhält mediale oder Online-Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand, vom Vorstand Beauftragte und dem berufenen Administrator vorgenommen werden.
  2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung 

  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung, -verarbeitung oder –weitergabe ist untersagt.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten 

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 11.04.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

Die letzte Version der Datenschutzordnung finden Sie nachfolgend als Download: Datenschutzordnung im Schwimmverein Poseidon Hamburg e.V.